Por: Eduardo Ricci Burgos, Abogado de Negocios en COHLERS+PARTNERS
Las inmobiliarias en Chile deben tomar medidas proactivas para prepararse y cumplir con la nueva ley de protección de datos personales. Dado que con la nueva legislación se introducirán una serie de cambios a la antigua normativa, sobre todo en amteria de protección de derechos, privacidad y mecanismos de control y denuncia, creo relevnate señalar, o al menos presentar, los aspectos que considero clave para hacer frente de manera adecuada a este nuevo cambio.
1. Identificar los tratamientos de datos personales
Identificar y clasificar todos los datos personales que la inmobiliaria recopila y procesa, incluyendo información de clientes, empleados y proveedores, videovigilancia, sitio web, etc.
2. Implementar un programa de cumplimiento
Elaborar un manual de políticas que incluya procedimientos claros para el tratamiento de datos personales, asegurando que se respeten los derechos de los titulares de datos.
Elaborar los procedimientos internos adecuados y necesarios para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales, conforme a los principios de la ley.
Implementar programas de formación para todos los empleados sobre la importancia de la protección de datos y las obligaciones legales que deben cumplir. Capacitar al personal sobre las obligaciones de protección de datos.
Designar un encargado o responsable del cumplimiento normativo, es decir, designar un responsable de protección de datos, una persona o equipo encargado de supervisar el cumplimiento de la ley y gestionar las políticas de protección de datos dentro de la organización.
3. Realizar una evaluación de impacto
Evaluar los riesgos asociados al tratamiento de datos y las medidas para mitigarlos.
Documentar el análisis y las acciones implementadas.
4. Informar adecuadamente a los titulares
Proporcionar información clara y completa a los clientes sobre el tratamiento de sus datos personales, a través de cláusulas en contratos y avisos de privacidad.
5. Establecer medidas de seguridad
Implementar medidas y controles técnicos y organizativos adecuados para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, perdidas, hackeos, filtraciones o usos indebidos.
Mantener un registro de las actividades de tratamiento.
6. Prepararse para ejercicio de derechos
Establecer y habilitar procedimientos para atender oportunamente las solicitudes de los titulares de datos, de acceso, rectificación, cancelación, oposición (ARCO), entre otros.
7. Crear Avisos de Privacidad
Desarrollar y publicar avisos de privacidad claros que informen a los titulares sobre cómo se utilizarán sus datos, sus derechos y cómo pueden ejercerlos.
8. Contar con asesoría legal especializada
Trabajar con expertos en protección de datos que puedan guiar a la inmobiliaria en el cumplimiento de la nueva normativa y la gestión de riesgos.
9. Evaluar el Cumplimiento Regularmente
Realizar auditorías periódicas para evaluar el cumplimiento de la ley y realizar ajustes en las políticas y procedimientos según sea necesario.
Implementar estos pasos de manera gradual, pero constante, permitirá a las inmobiliarias estar preparadas adeucadamente para cumplir con la nueva ley de protección de datos personales en Chile, evitando sanciones y fortaleciendo la confianza de sus clientes.
