Por: Eduardo Ricci Burgos, Abogado de Negocios en COHLERS+PARTNERS
Para cumplir con la nueva Ley de Protección de Datos Personales en Chile, las inmobiliarias deben implementar una serie de medidas específicas que aseguren el manejo adecuado de los datos personales de sus clientes y otros interesados. Dentro de estas nuevas acciones y medidas específicas para el cumplimiento de la ley, se pueden señalar las siguientes:
1. Designar un Delegado de Protección de Datos
Es recomendable que las inmobiliarias designen un Delegado de Protección de Datos (DPD) que se encargue de supervisar el cumplimiento de la normativa y actuar como punto de contacto entre la empresa y la Agencia de Protección de Datos Personales.
2. Obtener Consentimiento Explícito
Las inmobiliarias deben asegurarse de obtener el consentimiento explícito, informado y específico de los titulares de los datos antes de ecolectar, recopilar, procesar, compartir o utilizar su información personal. Esto implica que los usuarios deben ser claramente informados sobre el propósito del tratamiento de sus datos y dar su autorización de forma consciente y la posibilidad de revocar dicho consentimiento.
3. Implementar Políticas de Privacidad
Es fundamental desarrollar y publicar políticas de privacidad accesibles que expliquen cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen los datos personales. Estas políticas deben incluir información sobre los derechos de los titulares de los datos, como el acceso, rectificación y eliminación de su información.
4. Establecer Protocolos de Seguridad
Las inmobiliarias deben implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la alteración o la pérdida. Esto puede incluir el uso de cifrado, controles de acceso y auditorías regulares de seguridad.
5. Capacitación del Personal
Es esencial capacitar a todos los empleados sobre las obligaciones de la ley y las políticas internas de protección de datos. Esto incluye la sensibilización sobre la importancia de la privacidad y la seguridad de la información.
6. Gestionar Derechos ARCO
Las inmobiliarias deben respetar y facilitar el ejercicio de los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) de los titulares de datos. Esto significa que deben tener y establecer procedimientos claros para que los titulares de los datos puedan ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), lo que implica tener un sistema para recibir, atender y gestionar solicitudes de los usuarios que deseen acceder a sus datos, corregir información inexacta, eliminar datos o oponerse a su tratamiento de manera eficiente.
7. Documentar y registrar las actividades de tratamiento de datos
Las inmobiliarias deben llevar un registro detallado de las actividades de tratamiento de datos personales, incluyendo qué datos se recopilan, con qué propósito, y cómo se almacenan y protegen. Esto es crucial para demostrar el cumplimiento ante la Agencia de Protección de Datos.
8. Evaluaciones de Impacto
Si se manejan datos sensibles o se realizan tratamientos de alto riesgo, es recomendable realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos para identificar y mitigar riesgos potenciales.
9. Revisar Contratos con Terceros
Es importante revisar y actualizar los contratos con proveedores y socios comerciales que manejen datos personales en nombre de la inmobiliaria, asegurándose de que también cumplan con la ley.
10. Designación de un Delegado de Protección de Datos
Es recomendable que las inmobiliarias designen un Delegado de Protección de Datos (DPD) que supervise el cumplimiento de la normativa y actúe como punto de contacto entre la empresa y la Agencia de Protección de Datos.
11. Notificación de Brechas de Seguridad
En caso de que ocurra una violación de datos personales, las inmobiliarias deberán notificar a la Agencia de Protección de Datos y a los titulares afectados, cumpliendo con los plazos establecidos por la ley.
El cumplimiento de estas obligaciones no solo es esencial y ayudará a las inmobiliarias a cumplir con la nueva legislación para evitar sanciones, sino que también es una oportunidad para que las empresas inmobiliarias fortalezcan y fomenten la confianza de los clientes y consumidores al demostrar un compromiso serio con la protección de datos personales. Adaptarse a estas nuevas regulaciones será crucial en un entorno donde la privacidad de la información es cada vez más valorada por los ciudadanos.
