La automatización documental permite mejorar la seguridad, reducir costes y optimizar la gestión del cumplimiento normativo.
Por: Equipo Mercados Inmobiliarios
La digitalización ha transformado por completa la gestión documental en las empresas, dejando atrás el uso de archivos físicos y procesos manuales para dar paso a soluciones automatizadas con tecnología de vanguardia. En este escenario, la inteligencia artificial (IA) se ha convertido en una clave aliado para optimizar la seguridad, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo, especialmente en la prevención de riesgos y auditorías.
Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza, empresa chilena con presencia en Estados Unidos, España y diversos países de Latinoamérica, cómo destaca la IA está impactando en la administración de documentos: “Una gestión documental oportuna permite a las empresas mantenerse al día con las normativas, garantizar el cumplimiento de medidas de seguridad y asegurar un control centralizado en la actualización de información clave”.
Gracias a la automatización, las organizaciones pueden evitar sanciones por incumplimiento, mejorar su calificación en auditorías, realizar seguimiento a medidas correctivas y garantizar un acceso rápido y eficiente a grandes volúmenes de información. Además, las soluciones tecnológicas permiten validar la identidad en procesos de firma o asistencia, incluso en zonas sin conexión a internet.
Flujos de trabajo sin papel y mayor eficiencia
Uno de los mayores beneficios de la digitalización es la reducción de costos. Según estimaciones de Despapeliza, gestionar un documento digital puede ser hasta 30 veces más barato que manejarlo en formato físico. “Nuestra alianza con Microsoft nos permite acceder a lo último en innovación para que nuestros clientes mejoren su eficiencia operativa sin necesidad de grandes inversiones en tecnología”, agrega Mortara.
La plataforma de Despapeliza se integra con distintos softwares empresariales y ofrece funcionalidades diseñadas para optimizar la prevención de riesgos, tales como notificaciones automáticas, formularios inteligentes, filtros avanzados de búsqueda, firma digital sin conexión y métodos de validación de identidad por selfie o video.
“La clave de nuestra solución es la seguridad, ya que cumplimos con los más altos estándares de certificación internacional, la innovación, al incorporar IA para mejorar el soporte y asistencia a clientes, y la personalización, permitiendo a los usuarios configurar sus procesos según sus necesidades específicas”, concluye Mortara.
Con estas herramientas, la digitalización no solo agiliza la gestión documental, sino que también se convierte en un pilar fundamental para fortalecer la seguridad y la eficiencia en las empresas del futuro.
